fare.logiQ

fare.logiQ bietet eine Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten. Die mehrstufige Benutzerverwaltung verfolgt ein detailliertes Rollenkonzept, wodurch sich einzelne Anwendungsbereiche klar definieren lassen. Die Mandantensteuerung kann dadurch auf Grundlage einer zentralen Datenbank erfolgen. Die für die Buchhaltung des ÖPNV-Betriebes relevanten Stammdaten werden in sinnvollen Abhängigkeiten auf mehreren Abgrenzungsebenen definiert. Den Mandanten sind Organisationen zugeordnet, denen wiederum die Vertriebseinheiten (Fahrer bzw. Bediener der Verkaufsgeräte) zugeordnet sind. Des Weiteren sind Linien den Konzessionen und diese wiederum Konzessionären zugeordnet.

Durch das integrierte, freischaltbare Vier-Augen-Prinzip kann gewährleistet werden, dass Änderungen erst wirksam werden nachdem sie von einem anderen Benutzer bestätigt wurden. Sowohl für die Geräte- als auch für die Personalstammdaten stehen Import- und Exportmöglichkeiten im HUSST-Format zur Verfügung. So können die Daten an zentraler Stelle gepflegt und anschließend verteilt werden. Hier wird u.a. die Konfiguration von Erlöskonten, Buchungskennzahlen und Linienkonzessionen vorgenommen, um die automatisierte Zuordnung bei der Einarbeitung zu ermöglichen.

fare.logiQ bietet zur Gewährleistung der Vollständigkeit und Korrektheit des Datenbestandes Mechanismen und Datenansichten zur umfassenden Kontrolle des technischen Zustandes der Verkaufsgeräte an. Um die Vollständigkeit der importierten Verkaufsdaten überwachen zu können, kommt dabei die Anschlusskontrolle zum Einsatz. Hier können sowohl einzelne Geräte als auch definierbare Gerätegruppen automatisiert auf vorhandene Lücken bzgl. der je Gerätegruppe und Gerät fortlaufenden Nummerierung der Verkaufsschichten untersucht werden. Der dabei erzeugte Schichtlückenreport liefert hierzu detaillierte Informationen. Er kann im pdf- oder MS-Excel- Format erstellt werden.

Für den Fall, dass fehlende Verkaufsschichten nicht mehr geliefert werden können, z. B. wenn ein Gerät defekt ist, gibt es die Möglichkeit zur Vorbuchung. Die entsprechenden Schichtdaten können manuell eingebucht werden – diese Option kann mit Hilfe der mehrstufigen Benutzerverwaltung explizit für gewünschte Anwender freigeschaltet werden. Die Kontrolle der Aktivität einzelner Geräte wird ebenfalls ermöglicht. So kann man feststellen, ob es Geräte gibt, die seit längerer Zeit nicht mehr aktiv waren.

Alle Verkaufsvorgänge aus dem personalbedienten Verkauf sowie aus Fahrscheinautomaten werden in Verkaufsschichten zusammengefasst, die über fare.logiQ geprüft und abgerechnet werden. Zur Prüfung der Bargeldeinnahmen von Fahrern, Zugbegleitern oder Kontrolleuren werden Bedienerkonten geführt.

Das eingenommene Bargeld kann wahlweise manuell oder auch automatisch durch den Import von Safebag-Daten eines Kassendienstleistungsunternehmens dem Bedienerkonto zugewiesen werden. Bei manueller Zuweisung kann unterschieden werden, ob die Zahlung vom Bediener auf ein Bankkonto einbezahlt oder direkt in der Abrechnungsstelle in bar abgeliefert wurde.

Eine Schicht entspricht einer Sollstellung, die durch den entsprechenden Betrag auf dem Bedienerkonto als Habenstellung ausgeglichen werden muss. Um eine flexible Abgrenzung der zu verbuchenden Schichten zu ermöglichen, können dabei Schichten gesammelt verbucht werden. Dies kann wahlweise manuell oder auch vollautomatisch stattfinden – je nach Konfiguration. Entscheidend ist, dass das Bedienerkonto genügend Geld aufweist. Eine schichtscharfe Abrechnung ist somit nicht notwendig. Die Schichtbuchungen werden in Tagesabschlüssen zusammengefasst, die dem jeweiligen Benutzer von fare.logiQ zugeordnet werden. Offene Postenlisten ermöglichen eine schnelle Übersicht über noch zu verbuchende Schichten.

Eine besondere Vorgehensweise ist für die Abrechnung von Auftragnehmern vorgesehen. Dabei werden nicht einzelne Bediener, sondern die den Bedienern zugeordnete Organisation als Abgrenzung für die Sammelbuchung verwendet. Dadurch ergibt sich eine entsprechende Forderung an das Fremdunternehmen.

Es können nachträgliche Zu- und Absetzungen wie z. B. gezielte Stornos einzelner Verkäufe, nachträgliche Gutscheinabgaben oder die nachträgliche Verbuchung von Blockverkäufen über fare.logiQ durchgeführt werden. Diese werden danach nicht nur in den Bedienerkonten, sondern auch in den Statistikdaten und den monatsscharfen Verbundmeldungen berücksichtigt. Mit dem buchhalterischen Monatsabschluss werden auch die Kontoauszüge der Bedienerkonten festgeschrieben, die anschließend an die Bediener verschickt werden können. Sie geben detailliert Aufschluss über alle den Bediener betreffenden Bargeldvorgänge inklusive der manuellen Korrekturen in der Abrechnungsstelle.

Erlöse beschränken sich nicht nur auf Einnahmen aus Ticketverkäufen. Schülerersatzverkehr, Artikelverkauf, Zuschüsse oder Erlöse aus der Verbundabrechnung sind nur einige Beispiele, die eine zusätzliche Buchungsmöglichkeit erfordern. fare.logiQ ermöglicht dies in mehreren Modulen, die an unterschiedliche Anforderungen angepasst sind.

Verkehrseinnahmen können linienbezogen erfasst und auf Grundlage vordefinierter Buchungskombinationen zugeordnet werden. Dabei kann über die Stammdaten eine Zuordnung von Erlöskonten zu den auswählbaren Buchungskennzahlen hergestellt werden. Am Ende wird der Buchungsvorgang mit einer Quittung belegt. In den Stammdaten werden darüber hinaus sowohl Debitoren als auch Kreditoren gepflegt, für die Erlösbuchungen auf Rechnung erstellt werden können.

Fremdeinnahmen z. B. aus Kooperationen mit Touristik-Anbietern werden auf ebenfalls in den Stammdaten hinterlegten Kreditor-Nummern gebucht. Ähnlich dazu haben weitere Buchungsarten eigene speziell hinterlegte Erlöskonten, die beim Export in die Hauptbuchhaltung als saldierte Datensätze übergeben werden. Ebenfalls quittiert werden erfasste Posten wie bspw. Beträge aus Wechselgeldausgabe oder Kassenfehlbeträge. Es entsteht dadurch eine transparente Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge.

Alle buchhalterischen Vorgänge werden in Tagesabschlüssen zusammengefasst, die dem jeweiligen Benutzer von fare.logiQ zugeordnet werden. Der Tagesabschluss bezieht sich nicht auf einen Kalendertag und kann zu einem beliebigen Zeitpunkt endgültig abgeschlossen werden. Danach können keine weiteren Änderungen an den betreffenden Buchungsposten vorgenommen werden.

Der endgültige Tagesabschluss wird dem aktuellen Monatsabschluss zugeordnet. Der Monatsabschluss ist dem kalendarischen Monat zugeordnet. Sofern keine offenen Tagesabschlüsse vorhanden sind, kann ein endgültiger Monatsabschluss durchgeführt werden, der alle zugeordneten Tagesabschlüsse zusammenfasst. Dabei geben unterschiedliche Ausdrucke Aufschluss über monatliche Summen bspw. bezogen auf Vertriebswege, Bezahlarten, Produkte oder die Einnahmen je Organisation.

Sowohl bezogen auf Tages- als auch Monatsabschluss können entsprechende Exporte für eine nachgelagerte Hauptbuchhaltung erzeugt werden. Dazu sind in fare.logiQ bereits SAP R3K Schnittstellen vorhanden.

Über die Statistik-Auswertungen dargestellte Oberfläche können voreingestellte Auswertungsvarianten gewählt und nach Wahl eines Datumsbereichs und ggf. setzen von gewünschten Filtern (für jedes Feld der Abfrage möglich), per Knopfdruck eine entsprechende Auswertungen erstellt werden.

Voreingestellt sind z. B. Verkäufe je Monat, Organisation und Produkt; Verkäufe nach Wochentag; Nutzungen nach Verkaufsort, Startort und Zielort.

Das Ergebnis einer Statistik Abfrage kann durch Einstellung an der Oberfläche wahlweise als MS Excel-Datei oder als semikolongetrennte CSV-Datei erzeugt werden.

Abfragevarianten können durch Benutzer mit besonderer Berechtigung frei definiert werden. Dabei wird ein Set von möglichen Feldern vorgesehen, die zunächst über eine Auswahlbox beliebig zusammengestellt werden können. Danach können je Feld über eine weitere Auswahlbox die Attribute „Anzeigen“, „Gruppieren“, „Summieren“ oder „nur Filtern“ angezeigt werden. Zuletzt kann jedes Feld mit einem Filterwert belegt werden. Nach vollständiger Eingabe kann die so entstandene Abfragevariante mit einem Namen versehen und abgespeichert werden. Das System generiert daraufhin ein Template im MS Excel-Format. Dieses kann nachbearbeitet und dauerhaft als Vorlage für diese Abfragevariante verwendet werden.

Dies ermöglicht auch dem Benutzer ohne Datenbankkenntnisse die statistischen Übersichten seines Betriebes über z. B. Verkaufseinnahmen je Linie zu erstellen, Informationen zu Fahrgastzählungen oder Kartennutzungen zu generieren.

Des Weiteren ermöglicht fare.logiQ die Erzeugung eines vom buchhalterischen Monat unabhängigen Meldemonats, der benutzergesteuert erstellt wird. Dadurch ist eine klare Abgrenzung der Monatszuordnung der Verkaufsdaten möglich. Anschließend erfolgt die Erstellung von Meldungen an die Verbünde gemäß der verkauften Tarife. Die Verkaufsdaten werden je nach Anforderung aufbereitet ggf. um benötigte Zusatzinformationen ergänzt und in Form gebracht. Dabei können sowohl einfache CSV-Dateien erzeugt oder direkt Meldevorlagen des Verbundes, z. B. im MS-Excel-Format, gefüllt werden.

Die Erstellung von Meldungen kann monatsweise als endgültig markiert werden, wodurch eine eindeutige Nachvollziehbarkeit auch unabhängig etwaiger nachträglich einfließender Daten gewährleistet werden kann. Solche werden als Nachmeldung dem Folgemonat zugeordnet.

fare.logiQ verfügt über eine Schnittstelle zur Transportleistungsrechnung (TLR). Dafür werden einerseits die bereits bei der Datenkonvertierung den entsprechenden Linien zugeordneten Einnahmen aus den Verkaufsgeräten verwendet sowie andererseits die über die weiteren Erlösbuchungen erfassten Beträge aus der Verbundabrechnung bzw. aus Zuschüssen, die bei der Erfassung der entsprechenden Linie zugeordnet werden. Einnahmen von relationslosen Verkäufen, die nicht einer Linie zugeordnet werden können, werden zunächst einer fiktiven Linie zugeordnet.

Zur Aufbereitung der Daten für die TLR werden den linienbezogenen Einnahmen die gefahrenen Linienkilometer gegenübergestellt. Zur Erfassung der Linienkilometer ist eine VDV-konforme Schnittstelle vorhanden, sodass die Daten direkt aus einem Planungssystem importiert werden können. Für eine individuelle Zuordnung und insbesondere zur Auflösung für die zunächst mit Beträgen belegten fiktiven Linien können über die Stammdatenverwaltung die Werte manuell bearbeitet werden sowie Verteilungsschlüssel und entsprechende Gewichtungen angegeben werden.

In einem Exportlauf entstehen dadurch die benötigten Daten für die Kosten-Nutzen-Rechnung in der TLR. Es wird die Schnittstelle „TLR Bus“ der Deutschen Bahn unterstützt.

Die VDV-KA Stufe 3 bestens organisiert. CiCoLo von highQ bietet eine umfassende Checkin-Checkout-Verwaltung mit standardisierten Schnittstellen. Mit (((eTicket Deutschland und der damit verbundenen Standardisierung von Datenschnittstellen bietet der Verband Deutscher Verkehrsunternehmen VDV eine Vorgabe, die CiCoLo in vollem Umfang unterstützt. Sollten Sie vorhaben, Ihr Beförderungsangebot um ein standardisiertes Verfahren mit automatischer nutzungsabhängiger Fahrpreisermittlung zu erweitern, wird sich CiCoLo problemlos in Ihr Verkehrsunternehmen integrieren.

In analoger Weise kommt CiCoLo auch im Bereich von Smartphone-App-basierten Check-in / Be-out Systemen als Hintergrundkomponente zum Einsatz.

Das vollautomatisch arbeitende CiCoLo liest VDV-KA Kontrolltransaktionen (sog. TXEBER-Datensätze) von elektronischen Fahrkarten an Leseterminals in Fahrzeugen oder an Haltestellen einerseits und Ein- / Ausstiegstransaktionen aus dem App-Backend eines CiBo-Systems andererseits ein und ermittelt daraus Checkin- und Checkout-Aktionen.

Unter Berücksichtigung von konfigurierbaren Kriterien werden aus den Aktionen die Fahrten bzw. ganze Fahrtenketten ermittelt, die in Zusammenhang mit dem gewählten Tarif zu einem bepreisten Verkaufsdatensatz führen. Über grafische Benutzeroberflächen können dabei alle Aktionen überwacht und im Ausnahmefall manuell nachbearbeitet werden.

Für einen kundenfreundlichen Umgang mit beim Checkin-Checkout-Verfahren oft unvermeidlicher Fehlbedienung z.B. durch Vergessen der Checkout-Aktion besitzt CiCoLo eine automatische Vervollständigung von Fahrten, die auf eine Gedächtnisfunktion in Zusammenhang mit parametrisierbaren Kriterien zur Steuerung von Eskalationsstufen zurückgreift - eine selbstlernende intelligente Lösung, die Ihre Fahrgäste begeistern wird.

Zur Übergabe der Verkaufsdatensätze an ein weiterverarbeitendes Hintergrundsystem unterstützt CiCoLo die herstellerunabhängige Standardschnittstelle HUSST. Der in CiCoLo hinterlegte Tarif kann ebenfalls über die herstellerunabhängige Standardschnittstelle HUSST komplett oder als Differenzlieferung importiert werden.

Durch die Analogie der Abläufe ist CiCoLo auch für Verkaufssysteme mit Check-in / Check-out bzw. Be-in / Be-out Verfahren einsetzbar. CiCoLo wurde in Zusammenarbeit mit dem Kreisverkehr Schwäbisch Hall entwickelt, der das erste Checkin-Checkout Verkaufssystem nach VDV-KA Standard betreibt.